Od doby, kdy jako Gazelles Kouč pracuji s klienty, se zájmem sleduji, jak firmy využívají 4 DECISIONSTM ‒ know-how, které funguje pro jakoukoli společnost, bez ohledu na velikost.
Mnoho menších organizací k administrativě a sledování svých priorit, cílů a Strategického Plánu využívá GoogleDoc nebo Excel. Ovšem ty rychle rostoucí zjišťují, že časem Excel přestává fungovat. V rámci komplexity, kterou musí společnosti spravovat, dosáhly svého stropu. Jak se říká: „Co tě dostalo sem, nemusí tě dostat dále.“
Co je tedy tím signálem, že nadešel čas opustit tabulkový program a zaměřit se na mnohem sofistikovanější Dashboard?
- Přestáváte mít pod kontrolou ukazatele výkonnosti – KPI. Často to začíná někde u deseti, patnácti ukazatelů. Jsou i společnosti, které sledují padesát a více ukazatelů najednou. Většina z nich je červených nebo žlutých (nedostatečných nebo pod plánem) a celý tým je najednou zahlcen. Nedostatek přesného zaměření na základní sadu deseti až dvanácti ukazatelů výkonnosti způsobuje paralýzu a nikdo neví, co přesně a dříve dělat. Přehledný Dashboard přitom může pomoci udržet zaměření na to podstatné a skoncovat s přehlcením ukazateli.
- Ztrácíte přehled o dění v minulém čtvrtletí. Vzhledem k tomu, že většina výstupů je v rámci jednotlivých listů Excelu, je velice snadné leccos přehlédnout. Buď se důležitý údaj ztratí ve výpisu stovky informací, nebo prostě chybí. Vzhledem ke složitosti podnikání pravděpodobnost ztráty/přehlédnutí důležitého ukazatele rychle narůstá. Možná právě nyní je čas na Dashboard.
- Vaše týdenní porady jsou dlouhé, neorganizované a všechny jsou pouze o statusu ke stávající situaci. Během kvartálních plánovacích setkání se tým zaměřuje na identifikaci nejdůležitějších firemních a individuálních priorit a jejich rozpad na jednotlivé milníky v následujících třinácti týdnech. Že se právě takto vytváří plán na následující čtvrtletí, si mnoho týmů neuvědomuje. Co si naplánujeme, za to ručíme s veškerou osobní zodpovědností. Uživatelé systému Aligntoday.com vloží veškeré své priority do Realizačního Plánu a tyto vstupy se rozpadnou na jednotlivé týdny a úkoly, které se pak stanou základem Týdenní Agendy. Přináší to přehled o závazku a zodpovědnosti po celou dobu, v rámci všech úkolů, až do termínu splnění.
- Energie vašeho týmu je rozparcelována. Někteří klienti mají Excely rozděleny do jednotlivých tabulek/listů dle oddělení nebo týmů. I když to může fungovat u menších společností, čím ve skutečnosti rychleji organizace roste, tím podporuje parcelování na jednotlivé části a zvyšuje složitost. Týmy začnou řešit jednotlivé parcely místo toho, aby zvolily přístup shora-dolů, od firemních priorit k individuálním. Kaskádování priorit do skupin umožňuje všem vidět, na co mají vliv a jak to souvisí s firemním dlouhodobým cílem (BHAGTM) a plánem.
- Lidé zápasí s porozuměním vztahu mezi realizací priorit a strategií. Proč je daná priorita tak důležitá? Pokud každý ve společnosti nevidí, jak jeho priority souvisí s celkovým záměrem a cílem společnosti, ztrácí při samotné realizaci potřebnou motivaci. Takové propojení je v samotné tabulce velice špatně vidět. Obvykle jde o velké množství červených a žlutých značek. Vlastník priority nedokáže domyslet význam těch „žlutých“ a není motivován to napravit. Pohled přes kaskádování v rámci systému Aligntoday.com je něco jako šipka „Zde stojíte“. Kliknu a vidím, jak je tato priorita důležitá, protože souvisí s prioritou společnosti, která podporuje naši klíčovou iniciativu pro tento rok a pomůže nám v dosažení stanoveného cíle.
- Máte super plán, ale nikdo o tom neví. Zajděte do kantýny, na obchodní oddělení nebo do produkce. Dokáže vám každý říci firemní téma a kvartální priority tohoto čtvrtletí? Dokáže vám říci, jak si stojíte s plněním vašich dvou nejdůležitějších „kritických“ čísel, která v tomto čtvrtletí sledujete? Pokud je váš plán v Excelu a po celou dobu jej sleduje pouze pár lidí, přicházíte o obrovskou šanci dostat z lidí to nejlepší. Firma o šesti lidech může fungovat v Excelu v pohodě, ale firma nabírající každý kvartál dalších deset nových lidí nemůže pomocí excelové tabulky administrovat dennodenní vývoj plnění vašich priorit. Dashboard viditelný všem se tak stává nutností.
Nezní vám to povědomě? Pokud ano, není náhodou čas začít přemýšlet o Dashboardu? Aby byl aktuální, opravdový, viditelný všem a jednoduše administrovatelný?
