Příprava je jedním z klíčů k úspěšnému plánovacímu setkání. Jednou z nejdůležitějších věcí, díky níž můžete zajistit na konci každé periody kvalitní plán, je zapojení mozků svého týmu ještě před tím, než vstoupí do místnosti. Přidělíte-li týmu domácí úkoly, které je třeba připravit před samotným setkáním, budou moct přijít připraveni a čas na společném setkání využijí co nejpřínosněji. Vytáhnout své nejlepší lidi na den dva z práce a zavřít je do jedné místnosti ‒ to je obrovská investice. Je třeba udělat maximum pro to, abyste v tomto čase dosáhli co nejlepších výsledků.
Doporučuji tedy cvičení s názvem Rozjet, Zastavit, Udržet. Jde o jednoduché cvičení, kdy požádáte svůj tým, aby uvedl tři až pět návrhů v každé kategorii.
Start – pár věcí, které by každý navrhl začít dělat v následujícím kvartále. Je zde prostor pro uvedení nových iniciativ, nových návyků nebo procesů, které chce váš tým začít dělat v tomto kvartále.
Stop – seznam věcí, které chce váš tým přestat dělat. Mohou navrhnout cokoli, co cítí jako plýtvání času, nebo jakékoli další neúspěšné aktivity bránící dosažení dlouhodobých cílů.
Udržet – zde tým může uvést jakékoli priority, o něž bude potřeba pečovat v rámci následujícího čtvrtletí, případně nové dovednosti/procesy, které dobře fungují a bylo by dobré je zachovat.
Pokud toto uděláte, umožníte svému týmu přemýšlet a správně nastavit pozornost na následující období. Doporučuji poslat toto zadání dva týdny před samotným setkáním. Návrhy by se měly zaslat zpět krátce před setkáním. Díky tomu pozná moderátor nejdůležitější body, o kterých je třeba diskutovat, a může dle toho upravit program ve prospěch důležitých témat s nutností přípravy.
V rámci výkonného týmu je důležité zajistit pro všechny účastníky dostatek času k diskuzi o potenciálních Start/Stop/Udržet nápadech se svými podřízenými. Vedoucí oddělení by měli vyvinout dostatek úsilí k získání příspěvků od všech členů týmů a reflektovat důležitá témata a nápady s ohledem na zákazníky a jejich zájmy.
Během plánovacího setkání pak můžete využít tuto přípravnou práci jako odrazový můstek k diskusi o prioritách na další čtvrtletí. I kdybyste během tohoto setkání neprobrali všechna témata, je důležité zareagovat zpět směrem k přispěvatelům. Chcete je přeci získat pro každé rozhodnutí, které na následující čtvrtletí uděláte.
Pro úspěch v kvalitním plánovacím procesu je příprava nejdůležitější.
A jaké nejosvědčenější postupy pro kvalitní přípravu plánovacích meetingů používáte vy?
