Kdekoli kde jsou dva a více lidí zapojených do společné práce stává se komunikace jednou z největších výzev, no schválně zkuste se zeptat kohokoliv kdo žije v manželství :).
Je to také důvod proč kladu důraz na důležité pravidelné denní, týdenní, měsíční a čtvrtletní meetingy a zejména ty denní, sedmi až patnácti minutová setkání. Jde o denní rutinu, často nepředstavitelnou pro mnoho týmů, která je však prvním a zásadním krokem ke zrychlení rozhodování ve společnosti, díky které si ušetříte hodinu i více každý den. Pomáhá také v týmové práci, podporuje zdraví týmu a vytváří nezbytný společný závazek v dotahování dohodnutého.
Je to o rutině, jeden návyk, který je důležitější než kterýkoliv jiný z těch které učím manažerské týmy, jedna disciplína, která je neměnná a tou je pravidelný rytmus denních meetingů.
Před tím než tuto myšlenku zavrhnete (a to jsem námitek slyšel už opravdu hodně), zamyslete se proč nejlepší týmy počínaje Golden Sachs přes Dell Computers až po oválnou pracovnu v Bílém domě mají denní meetingy jako jeden z jejich hlavních nástrojů dalšího růstu. A nesetkal jsem se s jedinou začínající firmou nebo SME společností, která by neprofitovala z realizace krátkých denních meetingů postavených na přesně stanoveném specifickém obsahu o němž budeme hovořit ještě později.
Jeden generální ředitel výrobní společnosti, jeden z našich klientů uvádí: “ Děláme Adrenalin meetingy”, každý den v 10:07 se setkáváme s týmem našich manažerů a diskutujeme co koho brzdí. Nikdy to netrvá déle než 15 minut.
Naši klíčoví zákazníci jsou opravdu rádi, že tyto schůzky děláme a stalo se to pro nás i prodejním nástrojem, který nás díky tomu odlišuje od naší konkurence. řešení problémů a výzev, které dříve trvalo týdny se v mnohém zkrátilo na dny.
S denními meetingy dokážeme mnohem lépe udržet soulad s naším plánem. A navíc nám to pomáhá udržet morálku v slabších měsících a krok po kroku se připravovat na vlnu práce, která přichází se začátkem sezony.
Nejčastější argument proti, který slýchám když doporučuji denní meetingy je “Jsme zaneprázdněni, nemáme čas na nějaké další meetingy”. Manažeři si nedovedou představit, že by všechny dostali byť jen na jednu minutu na jedno místo nebo k jednomu konferenčnímu hovoru v přesný čas a navíc každý den a ještě na sedm až patnáct minut. A pokud společnost není moc velká a dát se dohromady na jedno místo není takový problém, tak argumentem je “Nepotřebujeme meetingy, vždyť na sebe celý den koukáme přes stůl”.
Jenže rutina osvobozuje a nic nestojí. Týmy, které začnou dělat denní meetingy zjistí, že se vzájemně každý den mnohem méně vyrušují. Mají stanovenou pevnou dobu, kde každý ví, že mu všichni ostatní budou věnovat pozornost, Denní setkání zklidňuje problémy, které by se jinak odkládaly až na týdenní nebo měsíční poradu. A tím se uvolňuje kapacita a čas soustředit se na strategické otázky v průběhu týdenních setkání.
Nejlepší je dělat tyto denní meetingy v nějaký “divný čas”, třeba 9:39. Lidé jsou přesnější, když vědí, že začátek není v půl nebo ve čtvrt. Nastavit si připomínky, zajistit telefonní konferenční místnost, pokud ostatní cestují, to v současnosti jistě problém není.
Prostě účast by měla být povinná, včas a bez výmluv. Měl jsem důležité jednání s klientem, musel jsem odeslat reporty do banky, je to jedno, vždy se lze, i třeba při jednání u klienta, předem dohodnout, že je potřeba udělat přestávku pro každodenní firemní meeting. Nejen že to způsobí respekt, ale ukáže že firma je disciplinovaná a působí to navíc úspěšně.
Takže začínat a končit přesně, neexistují výmluvy a neřešit problémy: Toto setkání je prostě určeno na identifikaci problému. V případě, že probíhá osobní účastí, nikoliv v rámci telekonference, mělo by probíhat ve stoje i proto aby to netrvalo příliš dlouho. Pokud se toto nebude dodržovat, přestane být návykem.
Program setkání je stejný pro každý den a vlastně to není ani program, jen pár bodů: Co se děje, jaké jsou denní výsledky a co nebo kdo mne brzdí. Během prvních pár minut takže řekne co se odehrálo za posledních 24 hodin, to všem ostatním okamžitě umožní uvědomit si potenciální konflikty, duplicitní činnosti, případně ztracené příležitosti. Klíčem je uvádět specifické, zásadní události, ne jen přečíst seznam úkolů.
Druhým krokem je revidovat vaše denní výsledky, díky kterým úspěšné společnosti poměřují posun v tom co dělají, udržují pozornost na to kam se chtějí posunout, jakých výsledků dosáhnout.
Třetím a tím nejdůležitějším bodem je uvést co mne brzdí. Zaměřit se na úzká hrdla. Je to něco díky čemu se podaří slovně zapojit celou skupinu do toho aby slyšela vaše obavy, strachy. Je to první krok k řešení problému. A ti, kteří nemají žádné problémy, žádná úzká hrdla, tak obvykle nic nedělají. Čili je třeba se zaměřit na ty, kteří mají všechno v pohodě a nic je neomezuje.
Zásadní je, aby debata nesklouzla do řešící fáze. Je v pohodě, když někdo na vaše úzké hrdlo zareaguje “Zavolej tam a tam”, ale jakmile dva lidé začnou něco řešit je třeba je slušně zastavit a třeba říci “dáváme to off-line”. Pamatujte, že denní meetingy musí být krátké.
Denní meeting je jedním za zásadních Rockefellerových návyků, které přispěly k jeho podnikatelskému úspěchu a klienti, kteří implementují všech deset Rockefellerových návyků navíc denní meetingy rozšiřují ještě o jednu, velice účinnou věc. Všichni znají priority společnosti a své priority a každý den spolu sdílí co je jejich jednou a hlavní prioritou pro daný den, kterou hodlají zvládnout a ví, že druhý den, v rámci souhrnu uplynulých 24 hodin, se všemi budou sdílet jestli svoji prioritu zvládli. Takže během ne více než 15 minut vím, co je to nejdůležitější každého z týmu pro tento den a vím, že druhý den budu sdílet to, jestli se mi podařilo moji prioritu zvládnout. Cítíte jaký vnitřní stimul to vytváří k tomu nenechat se denně seprat operativou a každý den udělat alespoň jednu důležitou věc, která společnost posune zase o kus vpřed? Ideální a silný nástroj, který se snadno stane rutinou a který pomůže manažerům pracovat nejen VE společnosti, ale také PRO společnost, udržet zaměření na věci důležité. Protože málokdy jsou důležité věci urgentní.
